00:00:00: Herzlich willkommen beim Smart Hotel Key Podcast.

00:00:04: Von den besten Lernen, Akzente setzen und in die Umsetzung kommen – smart hotel key!

00:00:09: Und du hast immer den richtigen Schlüssel in der Hand.

00:00:14: Hallo und herzlich Willkommen bei Smart Hotel key deinen Podcast für erfolgreiches Hotelmanagement.

00:00:20: Mein Name ist Marco Riederand.

00:00:21: ich freue mich sehr dass Du auch diese Woche wieder mit dabei bist.

00:00:25: Heute geht es um ein Thema das viele Hoteliers nicht angreifen wollen Obwohl ganz, ganz viele Betriebe schon lange darüber nachdenken hier vielleicht einmal neue Akzente zu setzen.

00:00:39: Es geht

00:00:40: um

00:00:40: Hotelsoftware und kaum eine Investition beschäftigt Hotels so intensiv wie die Einführung einer neuen Software.

00:00:48: Ob jetzt PMS Revenue Management Channel Manager oder CRM meist ist die Hoffnung groß.

00:00:55: Das neue System soll Prozesse vereinfachen, Mitarbeitende entlasten und den Betrieb effizienter machen.

00:01:02: Die Realität sieht allerdings häufig anders aus.

00:01:06: Projekte dauern länger als geplant, Mitarbeiter sind über Forderdaten müssen nachbearbeitet werden und der erwartete Nutzen bleibt zunächst aus.

00:01:15: Und dabei liegt das Problem oft gar nicht in der Software selbst sondern in ihrer Einführung.

00:01:19: oder ich weiß auch was das für Herausforderungen sind?

00:01:23: Ich habe damals im Hotel selbst den Wechsel von einer Hotelsoftware zur anderen mitgemacht und das ist natürlich ein enormer Aufwand.

00:01:33: Derzeitlang laufen da noch beide Software parallel.

00:01:37: Daten müssen gepflegt werden, müssen übertragen werden neu zugeordnet.

00:01:40: es ist was ich mich erinnere ein Horror!

00:01:44: Und darum will ich auch gar nicht so viel selbst darüber erzählen sondern macht das Ganze gemeinsam mit meinem Interviewpartner.

00:01:53: Mein heutiger Gast ist Manuel Kuckenberger, er begleitet Hotels seit vielen Jahren bei der Einführung neuer Softwaresysteme und kennt auch zahlreiche Projekte aus der Praxis.

00:02:04: Und dabei steht er immer wieder vor den selben Stolpersteinen wie er mir erzählt hat.

00:02:09: Aber...

00:02:10: Er kann auch jene Erfolgsfaktoren benennen, die den Unterschied zwischen einer schwierigen Einführung und einem gelungenen Projekt ausmachen.

00:02:18: Wir sprechen heute darüber warum Softwareprojekte scheitern welche Fehler besonders häufig passieren und wie Hotels die Einführungs- neuer Systeme von Beginn erfolgreich gestalten können.

00:02:29: Ich freue mich aufs Gespräch und ich hoffe du auch und würde sagen Interview ab!

00:02:37: Ja, Servus Manuel und herzlich willkommen bei Smart Hotel Key.

00:02:41: Ich habe im Intro vorhin schon kurz gesagt wer heute mein Gesprächspartner ist, worüber wir heute sprechen wollen.

00:02:46: aber sei doch vielleicht noch so gut für alle die dich noch nicht kennen!

00:02:50: Wer bist du?

00:02:51: Was machst Du?

00:02:51: Und was interessiert Dich so sehr an der Hotelsoftware?

00:02:58: Mein Name ist Manuel.

00:03:00: ich komme aus der Steiermark in der Steirmark Tourismus gelernt bezeichne mich Lieber als Touristiker, also sonst was.

00:03:10: Ich habe zwanzig Jahre in der Hotellerie gearbeitet vorwiegend in der Steiermark oder zumindest in Österreich.

00:03:19: ich bin selbstständig und ich unterstütze.

00:03:21: Hotels mit Software Das kann jetzt sein neue Software einführen das kann aber auch sein die Software die schon da ist oder eine ganze Systemlandschaft verbessern besser verstehen.

00:03:33: ich sage oft ich übersetze zwischen Menschen und Software

00:03:37: übersetzt zwischen Menschen und Software.

00:03:39: Das ist eine sehr schöne Einleitung oder ein sehr schöner Anhaltspunkt für meine erste Frage, weil das Thema ist ja sehr oft dass Prozesse in den Betrieben vielleicht traditionell so gewachsen sind.

00:03:54: Und es ist immer ein Prozess der Analog nicht funktioniert, funktioniert deswegen digital nicht besser.

00:04:00: Software löst also nicht alles.

00:04:02: Das heißt, man braucht ja wahrscheinlich schon sehr viel analytisches Denken um dann irgendwas ins Digitale übersetzen zu können.

00:04:10: Was fasziniert dich da daran oder warum hast du dich genau darauf konzentriert?

00:04:15: Ich komme aus dem Revenue Management und als Revenue Manager bist du sehr oft der erste, der die Auswirkungen spürt wenn irgendwo ein Setup nicht passt, wenn irgendwo Systeme nicht miteinander zusammen abgestimmt sind.

00:04:30: Und ich wollte natürlich auch meine eigene Arbeit effizienter machen und deswegen habe ich das angefangen zuerst hinterfragen, dann mich weiter hineingegraben.

00:04:40: Da habe ich gemerkt die Software, die Technik, die Planung wie gehe ich das an?

00:04:49: Ist irrsinnig spannend oder interessant und es bietet also für Möglichkeiten was du tun kannst.

00:04:55: Wenn ich jetzt Projekte mache Geht es immer darum, was ist denn möglich?

00:04:59: Es gibt so viele Sachen die du machen kannst.

00:05:01: Du hast immer wieder neue Herausforderungen und du hast Kunden und findest mit dem Kunden eine perfekte Lösung oder eine möglichst gute Lösung.

00:05:11: Du entwickelst entweder einen Prozess mit dem Kunden oder schaust, dass du am bestehenden Prozess optimal auf seine Gegebenheiten anpasst.

00:05:21: Und da wird's einem nicht langweilig!

00:05:24: Du erlebst auch jeden Tag etwas Neues.

00:05:27: Das glaube ich sofort.

00:05:28: Ich bin jetzt nicht der Softwareexperte, aber wenn ich bei mir so ein bisschen in diese Kundenstruktur reinschaue dann gibt es ja keine zwei Hotelbetriebe die sich eigentlich jetzt in der Digital- oder der Softwarelösungs thematik ähneln.

00:05:41: das heißt jeder hat verschiedene Insellösungen, die vielleicht miteinander kommunizieren oder nicht.

00:05:46: bei einem ist der Daten Hub auf einen System konzentriert beim anderen sind die Daten auf unterschiedlichen Systemen den nicht miteinander harmonisieren.

00:05:57: Wie gehst du ein klassisches Projekt an?

00:06:00: Weil ich kann mir vorstellen, ein Hotel kommt zu dir und sagt, boah!

00:06:04: Ich brauche eine neue Hotelsoftware.

00:06:06: Aber das ist ja meistens gar nicht die Frage, sondern es muss ja wahrscheinlich woanders angesetzt werden als bei der Frage Ist die Hotelssoftware passend?

00:06:16: Ja Die Frage ist was willst Du erreichen?

00:06:19: Darum geht's Was brauchst Du?

00:06:21: Was ist Dein Ziel?

00:06:23: Was ist überhaupt ein Grund, warum du der Meinung bist?

00:06:26: Du musst jetzt was ändern.

00:06:29: Es gibt überall die Möglichkeit etwas zu verbessern – auch bei mir!

00:06:36: Und es ist oft gar nicht so sehr die Frage der Software.

00:06:40: Es ist eher oft eine organisatorische Frage.

00:06:44: Bei mir steht sehr der Mensch im Vordergrund Weil schlechte Software gibt's nur mehr recht wenig.

00:06:52: Am Markt kriegst du eigentlich keine schlechte Software mehr, die sind alle miteinander sehr gut.

00:06:56: Es gibt spezialisierte, es gibt breiter aufgestellte... ...es gibt für fast jeden Bedarf gibt's irgendeine sehr gute Lösung.

00:07:07: Aber das Wichtige ist was brauchst Du?

00:07:12: Was brauchst du für deinen Gast und was brauchste für dein Team?

00:07:17: Und um das zu beantworten, musst einmal wissen wo will ich hin?

00:07:23: Und da fangen wir an.

00:07:24: Wo bin ich jetzt?

00:07:26: Wo will ich hin?

00:07:28: Aber siehst du, wenn Hotelkunden auf dich zukommen dass die Erwartungshaltung immer schon klar ist.

00:07:34: also wissen die Kunden wo sie hin wollen im Vorfeld

00:07:39: selten.

00:07:41: viele Projekte beginnen bei mir damit nicht das jemand ein neues Software sucht sondern Ich habe zum Beispiel ein relativ langes Projekt gehabt, das damit angefangen hat.

00:07:52: Der Kunde hat gesagt du ich glaube die Schnittstelle zwischen meinem PMS und RMS ist nicht richtig konfiguriert.

00:08:00: Das war nicht der

00:08:01: Grund.

00:08:04: Das heißt es geht am Anfang wahrscheinlich vieler mal ums Verstehen bevor man darüber spricht wo man hin will.

00:08:10: sehe ich das richtig?

00:08:11: Ganz genau also.

00:08:14: deswegen arbeiten hier ja Menschen Weil es darum geht, ich muss einmal verstehen wo ist jetzt eigentlich der Bedarf?

00:08:20: Was treibt das Ganze an?

00:08:23: Wo liegen vielleicht die Probleme, die nicht offenkundig sind und was oft einfach ist zu sagen ja meine Software macht Probleme.

00:08:32: Jetzt wenn ich ein bisschen in der Historie nachdenke... Mittlerweile darf ich sagen, Jahrzehnte in der Hotellerie unterwegs.

00:08:43: Ich weiß so ein bisschen das ist das PMS als Property Management System die Hotelsoftler, so ein bissel der heilige Grail jedes Betriebs und Hotelssoftware zu wechseln war immer so ein bissl der letzte Ausweg.

00:08:56: Ich will das gar nicht angreifen!

00:08:57: Ich schäue mich vor dem Aufwand.

00:08:58: es ist eine riesen, also es sind nicht nur Riesenaufwandes auf finanzielle Sache.

00:09:02: Es ist die Frage welche Schnittstellen hängen dran?

00:09:05: Gehen Daten verloren?

00:09:08: Wie entgegnest du diesen Thema?

00:09:11: oder ist das Software wechseln gar nicht so das Primäre, sondern oft einmal die Software-Optimierung?

00:09:19: Was ist in welche Richtung geht

00:09:21: es

00:09:21: dann meistens?

00:09:21: Beides.

00:09:22: Das Erste, was ich eben deswegen frage, was willst Du denn erreichen?

00:09:26: Weil oft kannst Du das genauso erreichen wenn Du einmal Deine Software, die Du hast anschaust und schaust, was ist mit der möglich?

00:09:34: welche Möglichkeiten stecken drinnen, die ich vielleicht gar nicht nütze.

00:09:38: Kann ich hier etwas verbessern?

00:09:40: Vor allem kann ich es für meine Leute, für mein Team verbessern.

00:09:44: Weil wenn das Team sich damit nicht zu helfen weiß keine Ressourcen hat, keine Unterstützung kriegt dann werden sie über kurz und lang immer anfangen irgendwelche Workarounds einzusetzen oder man ist... Man hat früher mit diesen klassischen so IT-Systemen, weil es ist sehr viel neu im Kopf als IT.

00:10:07: Und IT ist generell der falsche Zugang.

00:10:11: Weil IT ist immer sowas... Ah das ist ein Tool!

00:10:13: Das gehört dem Anbieter, der es mir niedig zur Verfügung stellt und ich habe meine IT die muss das verwalten und die Nutzer dürfen das nur genauso in einem strengeren Regelkorsett verwenden.

00:10:30: Du hast auch früher sehr lange gebraucht, um neue Mitarbeiter auf ein Software allein einmal einzuschulen.

00:10:35: Und jetzt haben wir aber nicht eine Software sondern wir haben ein zentrales System meistens das PMS und drumherum noch eine ganze Landschaft.

00:10:46: Wenn du das einmal verstehst bist du schon mal einen großen Schritt weiter und findest vielleicht auch Möglichkeiten dass du nicht unbedingt wechseln musst was nicht heißt, dass er wechselt nicht gut ist.

00:11:00: Du hast vollkommen recht, ein Wechsel ist immer finanzieller Aufwand.

00:11:03: Punkt aus!

00:11:05: Das sind die Kosten für neue Software Logisch.

00:11:09: Dann hast du eine gewisse Zeit wo du mehrere Softwares gleichzeitig bezahlst weil du aus einem alten Vertrag noch nicht raus kannst.

00:11:17: dann hast du so ein Projekt ist nix was ich nebenbei laufen lassen kann Was sich irgendwas einer nebenbei macht Und dann ist es irgendwann einmal abgearbeitet und dann kann ich live gehen damit.

00:11:32: Sondern das ist was, da muss sich auch mein Personal dafür einplanen.

00:11:36: Da muss ich mich selber dafür ein planen um einmal kennenzulernen mich hineinzuversetzen Entscheidungen zu treffen.

00:11:46: Ich kann keine Entscheidungen treffen wenn ich mich nicht damit beschäftigt habe.

00:11:52: Die Arbeitszeit von einem Geschäftsführer sind immer die teuerste überhaupt.

00:11:56: Das muss ich auch rechnen Weil jede Stunde, die ich mich in einem Projekt beschäftige ist eine Stunde für betriebliche Steuerung nicht zur Verfügung stehen.

00:12:07: Also die Kosten sind nicht zu vernachlässigen, definitiv nicht!

00:12:11: Da muss auch immer mit ein bisschen einen Produktivitätsabfall rechnen vor, während und nach einer Software-Einführung – das ist so.

00:12:22: Produktivitätabfall schlagt sich dann nieder in Überstunden zum Beispiel.

00:12:28: Ja, vor allem ist es wenn viele Mitarbeiter lange eine Software und eine gewisse Prozesse immer so gewohnt waren dann werde natürlich bei einem Wechsel auch wieder ein gewisser Zeit brauchen bis das wieder smooth läuft.

00:12:40: Das ganze Thema Ganz klein.

00:12:44: jetzt können wir natürlich sagen, dass die zwei Punkte ansprochen.

00:12:46: Einerseits geht es vielleicht um die Optimierung von meinem Bestand.

00:12:50: Das ist ja oft nicht die Hotelsoftware, sondern auch alles was noch mit dran hängt über Schnittstellen.

00:12:54: Du hast RMS gesagt, wir haben dann Kassensysteme und wir haben vielleicht irgendwelche Gutschenlösungen ein CRM-System.

00:12:59: Da hängen ja oft einen Haufen mehreren Software an der Hotelssoftware dran.

00:13:05: Aber jetzt gehen wir mal davon aus okay?

00:13:07: Die Analyse ist geschafft und man kommt darauf, dass für diesen Betrieb passt die Hotelsofte tatsächlich nicht oder einfach nicht mehr.

00:13:14: Weil sich die Bedürfnisse geändert haben weil ich mehr Support brauch als dort gewährleistet wird oder weil ich andere Funktionen brauche keine verschiedene Gründe für einen Softwarewechsel geben.

00:13:26: Wie würdest du sagen wie soll dieser dieser Prozess, wenn ich einmal draufgekommen bin.

00:13:31: Ich starte das Projekt und muss meine Hotelsoftware wechseln.

00:13:35: Wie kann ich mich darauf vorbereiten?

00:13:38: Was brauche ich für Vorlaufzeit?

00:13:40: Und was muss ich mal anschauen?

00:13:42: Wie läuft der Prozess üblicherweise ab?

00:13:47: Das ist sehr unterschiedlich.

00:13:49: Du hast vorher im Vorgespräch gesagt, es sind keine zwei Betriebe gleich.

00:13:55: Das ist so.

00:13:56: Und du kannst nicht sein für alle gilt dieses und jenes, du kannst eine neue Software selbst ein PMS was in der Mitte im Kern sitzt, kannst Du ihn sechs Wochen eingeführt haben.

00:14:08: Und zwar wirklich von Beginn der Konfiguration bis zur Stabilisierung das es wirklich die System- und Prozesse mit dem Betrieb stabil laufen.

00:14:19: Von diesen sechs Wochen sind zum Beispiel Konfigurationstätigkeiten und Schnittstellen Herstellung in Wirklichkeit nur ein paar Tage.

00:14:32: Man kann einen Schnelltest versuchen, wenn kannst du den Prozess einer Reservierung und zwar vom Erstkontakt.

00:14:46: wie wird der Gast überhaupt auf mein Angebot aufmerksam bis hin zu dem Allös, der dann im Monatsabschluss steht?

00:14:56: Wenn du den spontan beschreiben kannst kannst du auch in zwei Monaten eine Softwareumstellung durchziehen.

00:15:06: Ansonsten würde ich raten, nimm dir sechs Monate Zeit und beschäftige dich intensiv mit deinem eigenen Betrieb und den möglichen Anbietern.

00:15:20: Und dann nimm die sechs Monate für die tatsächliche Umstellung.

00:15:25: nicht notwendigerweise weil Jeder einzelne Schritt, jeder einzelne Tätigkeit so lange dauert sondern weil du möglicherweise nicht dem... Du kannst nicht vierzig Stunden an und den Projekt arbeiten jede Woche.

00:15:39: Du hast auch einen Betrieb zu führen.

00:15:43: Und du willst nicht am Ende irgendwie gedrängt werden?

00:15:49: Du willst nicht dass du unter Termindruck erzwungen Entscheidungen treffen musst.

00:15:54: Also lasst dir lieber eine gewisse Vorlaufzeit.

00:15:57: Was auch nicht mehr so ist, früher mal brauchtest du diese Vorlaufzeiten weil der Anbieter nicht liefern konnte.

00:16:05: Da reden wir aber von Server-basierten Systemen die in der Implementierung was das betrifft sehr viel aufwendiger sind.

00:16:15: da musstest du dir sagen lassen Der Anbiter hat einen Termin den kann er dir anbieten und der ist in sechs Monaten.

00:16:25: Cloud Software ist sehr schnell ausgerollt.

00:16:28: Deswegen sechs Wochen, wenn ich heute bestelle kann ich davon ausgehen dass ich in vier oder sechs Wochen die Software habe und dann in acht Wochen sprich insgesamt zwei Monate läuft die stabil bei mir.

00:16:43: Okay, das heißt generell wie die Software-Umstellung gesehen ist gar nicht das Thema.

00:16:46: Sondern die Vor- und Nachlaufzeit geht viel aufgrund der Prozesse des strukturellen Themen natürlich drauf.

00:16:53: Jetzt hast du gerade ein wichtiges Debo angesprochen.

00:16:55: es geht alles viel schneller natürlich seit die Software Cloud Lösungen anbieten.

00:17:01: sollte ich bei einer Umstellung nur noch Cloud Lösungs in Betracht sind?

00:17:07: Nicht notwendigerweise aber ich muss sagen Ich würde nur noch Cloud-Lösungen in Betracht ziehen.

00:17:13: Es gibt sehr viel, was für Cloudlösungen spricht.

00:17:16: Das ist das eine, dass einmal Cloudläsungen sind vom Prinzip her schon offener gebaut.

00:17:22: Manche mehr, manche weniger und es gibt auch Diskussion darüber ja wie lange werden die denn überhaupt so offen bleiben wie sie jetzt sind?

00:17:30: Es bewegt sich sehr viel auf allen One Lösungen und der große Befürchtung ist, dass Anbieter ihr Ökosystem nach außen abschließen werden um mehr aus dem bestehenden Markt herauszuholen?

00:17:44: Das ist ja gerade das Thema, was wir in der Vergangenheit hatten.

00:17:46: Weil bei den klassischen Lösungen war es oft so bis ich dann zusätzliches Software oder eben der System anschließen will je nach Hotel-Software Anbieter wird dann ewig auf eine Schnittstelle gewartet oder jedes Mal noch Zusatzkosten sowohl für die Implementierung als auch für die laufende Wartung wie intensiv die auch immer war.

00:18:05: aber ich habe für jeden zusätzlichen Anschluss oft noch einmal was zahlen, dass er nach den laufenden Kosten erhöht.

00:18:12: Und das fällt bei Cloud-Lösungen jetzt zum Großteil weg, verstehe ich da richtig?

00:18:16: Das ist richtig!

00:18:19: Es geht primär sogar darum...

00:18:21: Die

00:18:22: traditionellen Anbieter haben einfach nicht jeden hereingelassen.

00:18:27: D.h.,

00:18:27: du hast gesagt, ich habe da jetzt eine Lösung entdeckt.

00:18:29: die finde ich toll und die passt für meinen bedarften optimal.

00:18:34: aber wenn mein Anbeter nicht mitspielt dann geht es nicht.

00:18:38: Und da sind die Cloud-Anbieter wesentlich offener und ich persönlich glaube, dass das so bleiben wird.

00:18:45: Wie gesagt, da gibt's in der Branche eine Diskussion und ganz viele Vermutungen.

00:18:49: Ich glaube, das ist so.

00:18:50: bleiben wir nur weil ein Anbietern möglichst mehrere Bereiche abdecken will.

00:18:57: heißt das nicht, dass er jetzt jeden aussperrt?

00:19:00: Ich glaube sogar, dass sich den Markter mit selber kaputt machen würde.

00:19:06: Das tolle an Cloud Software ist, dass sie offen sind.

00:19:08: Das heißt du kannst damit bauen und weiterentwickeln.

00:19:12: Du kannst verschiedene Lösungen nach deinen Bedürfnissen.

00:19:15: Du hast gesagt jeder Betrieb ist unterschiedlich.

00:19:19: für jeden Betrieb kann was anderes sinnvoll sein Und so kannst du dir das ein bisschen zusammenstellen wie du es brauchst.

00:19:27: Du hasst aber auch die Möglichkeit gewisse Sachen aus einer Hand zu erwerben.

00:19:35: Ansonsten habe ich den Vorteil, es ist allang schon die Update-Geschichte.

00:19:43: Cloud Software, du musst dich nicht mehr als Hotelier um deine Datensicherung und deine Updates kümmern!

00:19:50: Das passiert automatisch.

00:19:53: Du hast eine ganz andere Infrastruktur.

00:19:56: Der Cloud Server von einem internationalen Anbieter ist wesentlich besser geschützt Windows,

00:20:07: aber das ist ja oft ein bisschen dieses Skepsis die einen entgegenschlägt.

00:20:10: Weil du hast gerade Datensicherung gesagt bei Cloud Software geistert immer so eine Köpfe, wo die Daten sind aber dann irgendwo und nicht mehr in meiner Abbrut wie wenn ich den Server selber bei mir im Keller eben stehen habe oder am Dachboden was auch immer.

00:20:26: Das heißt, du darfst doch keine OTAs verwenden.

00:20:29: Du darfst auf keinen bewertungsportalen Präsenz sein.

00:20:33: Du dürft im Prinzip nicht einmal auf der Buchungsseite von deinem Tourismusverband sein

00:20:39: Ja, ist schon klar.

00:20:41: Aber dieses Herzstück aller meiner Gäste Daten und Historie die ist dann nicht mehr jetzt bei mir physisch sondern natürlich habe ich Zugriff auf mich sollte auch so abgesichert sein das nur

00:20:51: nur ich

00:20:52: als Betrieb drauf zugreifen.

00:20:53: aber dies halt nicht mehr physisch bei mir sondern irgendwo in der Cloud.

00:20:57: Und ich glaube dass es schon ein bisschen dieser Paradigmenwechsel da auch stattfindet weil das ist für viele noch nicht greifbar dass das um der Anführungszeichen genauso oder ähnlich abgesichern sein kann.

00:21:08: Ich würde sogar sagen sicherer, weil bei Internation nehmen wir Oracle.

00:21:14: Oracle hat sehr viele Hochbezahlte und sehr gute Spezialisten die nur dafür sorgen dass die Oracle Server sicher sind.

00:21:23: das ist viel mehr das der in Sicherheit investiert als du gegen so ganz normale Wald-und Wiesenhacker eigentlich unternimmst in deinem Betrieb oft.

00:21:36: Es muss nicht dein Server im Keller gehackt werden.

00:21:39: Es reicht, wenn dein Zugang bei einem OTA gehackt wird und das musst du nicht einmal hacken.

00:21:47: Das machst Du mit Fishing und Du findest immer irgendwo ein schwächstes Klet in der Kette.

00:21:54: Absolut!

00:21:55: Da könnte man gleich am nächsten Thema aufmachen.

00:21:57: Das wollen wir jetzt nicht machen.

00:21:58: Wir haben

00:21:58: kurz diesen Prozess noch gedanklich durch.

00:22:00: Okay?

00:22:04: Vielleicht, dass wir im nichtidealen Fall jetzt unsere Software-Landschaft nicht weiter optimieren.

00:22:11: Das passt für unsere Bedürfnisse nicht mehr.

00:22:13: Wir wissen, wir brauchen eine neue Hotel-Software in unserem Gedankenspiel.

00:22:19: Dann weiß ich aber im Normalfall trotzdem noch nicht, welche Softwares für mich die richtige ist.

00:22:24: D.h.,

00:22:26: ich werde mal entweder blind mehrere Software-Ampiter anschreiben und dann weiß ich auch nicht, ob ich alle abgedeckt habe oder Brausschreibung.

00:22:35: und verschauen wir mal aufgrund meiner Bedürfnisse, wer überhaupt die Frage kommt.

00:22:40: Worauf sollte man da achten wenn ich jetzt noch gar nicht weiß welche Software überhaupt meinen Bedarf decken kann?

00:22:48: Wie gehe ich den Prozessschritt daran?

00:22:51: Wenn ich überhaupt noch nicht weiß welches Software meinem bedarf deckt, dann kann ich mich informieren.

00:22:57: also es gibt es gibt Internet Portale Software Vergleiche machen,

00:23:06: auch

00:23:07: Interessensvertretungen stellen verschiedene Software-Anbieter vor.

00:23:13: Es gibt Messen wo die Software Anbietern vertreten sind.

00:23:18: du kannst mit denen ganz gut Kontakt aufnehmen.

00:23:21: ich persönlich finde immer da ist eine Ressource die oft nicht genutzt wird im eigenen Betrieb.

00:23:27: das sind deine eigenen Leute.

00:23:31: Ja, natürlich hast du Leute die seit an Beginn der Zeit bei dir arbeiten.

00:23:35: Aber viele in deinem Team werden auch andere Bitten in anderen Betrieben gearbeitet haben.

00:23:40: Die haben auch was anderes gesehen.

00:23:42: Deine Leute haben jetzt gerade so in einer klassischen Ferienhotellerie mit wem triffst du dich denn?

00:23:48: In deiner Kagenfreizeit mit anderen Touristikern, die sprechen mit denen das ist wenn du diese Ressource anzapfst da kriegst du enorm wertvolle Empfehlungen, und zwar weil das regional ist meistens etwas was auf dich sehr gut passt.

00:24:07: Das ist sicher ein guter Tipp, weil da vielleicht die internen Ressourcen als allererstes nutzen.

00:24:13: Oder auch natürlich, dass ich angesprochen habe es gibt doch von den Interessensvertretungen meistens Partner.

00:24:19: Es gibt auch natürlich Portale wo dann Vergleiche gezogen werden wo auch verschiedene Software bewertet sind kann auch alles einen Sinn haben.

00:24:26: Logischerweise geht man davon aus Ich hab das Ganze eingegrenzt.

00:24:29: Ich habe nur eine zwei drei vier vielleicht fünf Softwareampleter die generell für meine für meinen Bedarf in Frage kommen würden.

00:24:38: Und jetzt haben wir natürlich.

00:24:39: das eine Thema ist, was kostet mich das Ganze?

00:24:41: Aber das andere is', was deckt meinem Bedarf am besten von diesen Sophonometer?

00:24:46: und wenn ich dich jetzt vielleicht eingrenzen darf welche zwei oder drei Fragen würdest du jedem dieser Anbieter unbedingt stellen um vielleicht noch weiter aussortieren zu können?

00:24:59: Also die wichtigste Frage für mich überhaupt ist stellt diese Anbiter Demos zur Verfügung Demo, dass ich verwenden kann wo ich so meine wichtigsten Abläufe einmal selber nachspielen kann.

00:25:13: Weil so identifiziere ich Hindernisse die später dieser Dealbreaker werden können und je früher das ich die identifiziere desto besser.

00:25:23: Ich meine nicht so eine Demopräsentation Nicht des wo der Verkäufer kommt und dir zeigt was seine Software alles kann.

00:25:31: nicht weil das gelogen ist Aber eine Demopräsentation ist immer, die zeigt... Und das ist toll!

00:25:38: Die kann ihr es nicht fühlen.

00:25:40: Das brauche ich vielleicht gut.

00:25:41: Unter

00:25:41: idealen Bedingungen und das muss nicht das sein was sie für mich tun soll.

00:25:47: Also ein D- und da scheiden sich schon viele aus, die sagen wir geben keine Demos raus weil der Kunde könnte ja... Er eliminiert schon einmal ein bisschen Blindwerk.

00:26:05: Das sind meine zentrale Fragen.

00:26:07: Ansonsten würde ich fragen nach Referenzkunden und zwar nicht nur fürs Produkt selber, sondern auch für die Zusammenarbeit.

00:26:15: Jemand, der mich fragen kann wie ist deine Zusammenarbeit mit dem Anbieter gelaufen?

00:26:21: Vor deiner Einführung, während deiner einführung und nach deiner einführung Und was du unbedingt tun musst.

00:26:30: wir kaufen Cloud Software mitunter auch deswegen weil sie eben offen ist und Schnittstellen anbietet, du musst dir alle Schnittstellen die für dich wichtig sind bestätigen lassen.

00:26:45: Ich habe zum Beispiel den Fall gehabt am Kunden ist ein Referenzbetrieb genannt worden der eine verbundene Software einsetzt.

00:26:56: ich hab zum Glück beim Projekt statt das mache ich immer diese Informationen verifiziert festgestellt.

00:27:04: Das war eine individuelle Auftragsarbeit, diese Schnittstelle.

00:27:07: Es ist keine Standardschnittställe die allgemein allen Kunden zur Verfügung steht und so

00:27:13: und somit dann natürlich wieder mit Kosten verbunden und wieder noch enormen Aufwand wahrscheinlich wenn man es einführen will

00:27:19: ganz genau

00:27:22: Das zusammenzufassen, die drei wichtigsten Elemente bei der Auswahl oder Fragen an einen zukünftigen Softwareanbieter stehen demus zur Verfügung.

00:27:29: Wer sind Referenzkunden?

00:27:31: Vor allem nicht nur allgemein, sondern auch in der tatsächlichen Zusammenarbeit und die bestätige Unterschnittsstellen.

00:27:39: Wenn ich die drei Fragen habe, werde ich wahrscheinlich meinen Auswaltkreis unabhängig vom grundsätzlichen Bedarf schon weiter eingrenzen können.

00:27:47: Definitiv!

00:27:50: Jetzt haben wir natürlich, wenn man nicht an den Status Quo anschaut.

00:27:53: Sondern auch jetzt brauche ich gar nicht mehr sagen die Zukunft das ist ja eigentlich schon Status Quos in ein zwei Jahren beschäftigt und das Thema Karrierextrem verändert das jetzt auch gerade die Software Landschaft oder die Software Auswahl, die Software Einführung.

00:28:06: Ist es alles komplexer geworden?

00:28:07: Oder einfacher für die Umstellung und für einen Hotel jedes ein Prozess startet?

00:28:15: Wenn ich das so sagen darf weder noch Die Software, die es gibt wird zwar um KI-Funktionen erweitert.

00:28:27: Ein ganz tolles Beispiel für KI im Tourismus und wir reden so viel über was sind denn Anwendungsfälle im Tourismus ist ein Chatbot der dem Team zur Verfügung steht und Support gibt.

00:28:42: Das heißt, ich muss nicht mehr durch ein Handbuch durchlesen um herauszufinden wie mache ich was sondern ich kann in natürlicher Sprache und zwar sogar in meiner gewählten Sprache den Chatbot fragen.

00:28:56: Und der gibt mir auch in natürliche Sprache die Antwort.

00:28:59: Gibt mir eine Kurzanleitung für das was ich jetzt tun muss!

00:29:03: Und es ist super wertvoll.

00:29:05: wenn du An der Rezeption stehst ein Gast vor dir, du musst jetzt etwas tun.

00:29:10: Du hast nicht die Zeit das du jetzt den Support anrufst, zehn Minuten in der Warteschleife hängst.

00:29:16: Du hasst nicht die Möglichkeit dass du jetzt das Handbuch heraus holst und dort nachlässt.

00:29:21: Das hilft dir sofort!

00:29:23: Und wenn du der Night Manager bist und es ist elf am Abend und du kannst nicht mehr deinen Chef anrufen Irrsinnig wertvoll.

00:29:34: Da geht es aber jetzt nicht so sehr um Software-Einführung, da geht's jetzt um die Anwendung der Software, obwohl du diesen Chatbot genauso bei deinen Konfigurationsaufgaben verwenden kannst.

00:29:47: Ansonsten kann ein Generellise, eine KI-Toolkanne zum Beispiel helfen eben einen RFP zu formulieren weil die Dinger sind ja... Die haben einen sehr preis breite Wissensbasis und die werden dich dann prompten.

00:30:05: Und beim RFP geht es immer darum, dass du viel Information über dich liefern sollst damit der Anbieter dir besser helfen kann.

00:30:15: Vielleicht baue ich das kurz für alle, die vielleicht nicht so stark in der Materie drinnen sind, RFP vielleicht kurz zu erklären für unsere Zuhörer?

00:30:22: A request for a proposal!

00:30:25: Das ist eine Einladung an einem Bieterverfahren teilzunehmen.

00:30:31: Also das stellst du grundsätzlich einmal zusammen und schickst es dann an deine breitere Auswahl, an Anbietern.

00:30:40: Je mehr du denen gibst, desto mehr haben die auch die Möglichkeit zu sagen ehrlich wir möchten hier nicht anbieten weil wir decken diesen Bedarf nicht ab oder irgendwas passt nicht.

00:30:56: beziehungsweise Du kannst sagen ich biete an die und jenen Vorteile, wir müssen aber... du musst hier in diesem Bereich irgendwelche Abstriche machen.

00:31:07: Also je mehr Info du lieferst, desto effizienter läuft dieses Verfahren.

00:31:13: Ja klar!

00:31:14: Dafür hilft dir gerne ein ChatGPT, ein Code mit dem du als Soundingboard verwenden kannst?

00:31:23: Absolut bin ich ganz bei dir und sind sicher nicht nur spannende, sondern erleichternde Entwicklungen oder Anwendungsfälle von KI.

00:31:34: Jetzt eine Frage noch, weil das war ja oft so ein bisschen der Bottleneck- oder der Paypoint bei einer Softwareumstellung ist auch diese ganze Thema der Datenmigration.

00:31:43: Das war ja auch etwas was in der Vergangenheit sehr oft Ihr sinnigen Rattenschwanz nach sich, gezogen hat viel Mempower gekostet und einerseits weil die Daten vielleicht in der jemaligen Software anders aufbereitet waren.

00:31:56: Sehr neuen Mann hat sehr viel harmonisieren müssen.

00:31:59: Es ist viel verloren gegangen, man musste mal nur ihn nacharbeiten.

00:32:02: Ist das auch leichter geworden?

00:32:05: Nicht notwendigerweise, aber in den Prinzipien hat sich nichts geändert.

00:32:09: Und es wird einerseits machten, machst du daraus oft einen Elefanten Unnötig Angst davor, weil es lässt sich machen.

00:32:19: Also dass du Daten tatsächlich verlierst hat nichts mit der Software zu tun.

00:32:26: Das hat nur mit einem unsauerbaren Prozess zu tun.

00:32:29: Ja gewisse Daten kriegst du schwer oder nicht raus aus seinem Quellsystem das ist richtig.

00:32:37: auf der anderen Seite wird's auch oft unterschätzt Wenn man glaubt, das ist irgendwie ein einfacher Vorgang.

00:32:44: Man muss ja nur bisschen Beiz aus dem einen ziehen und den anderen reinspülen.

00:32:48: Das ist es auch nicht!

00:32:50: Also der Knackpunkt ist du musst deinen alten Betrieb in ein neues System übersetzen.

00:33:00: Und Übersetzer-Tätigkeit ist nichts was du so im Verbeigehen machst.

00:33:07: Da spielt auch institutionelles Wissen rein.

00:33:12: deinem alten System die Sachen immer toll funktioniert haben, weil du zwei drei Leute hast, die erfahren sind und die wissen immer was gemeint ist.

00:33:22: Dann wird das im neuen System nicht notwendigerweise gleich so funktionieren.

00:33:28: Ich gehe zum Beispiel an eine Datenmigration auch so heran dass ich mit mit Stichproben, mit Blossibilitätsprüfungen und mit gewissen Entscheidungen beginne bevor ich überhaupt anfange irgendwelche Daten aus einem Quellsystem zu exportieren.

00:33:45: Weil wenn es dort nicht passt oder wenn ich als Dienstleister nicht verstehe warum die Daten dazu sind wie sie sind transformieren kann ich sie aber dafür muss ich sie verstehen können.

00:34:04: Wenn ich das zusammenfass, natürlich die Datenmigration darf man sich unterschätzen.

00:34:08: Sie bleibt nach wie vor eine Herausforderung aber es ist etwas was definitiv lösbar ist und wahrscheinlich muss man sich auch ein bisschen von den Gedanken lösen dass alle meine Daten gleich wichtig sind.

00:34:20: Vielleicht gehört auch einmal in der Analyse dazu, welche Daten brauche ich denn unbedingt notwendigerweise?

00:34:25: Vielleicht kann ich auf manche ohnehin verzichten weil ich sie nie verwende und weil ich dann einfach viel mitschleppe was ohne hin nicht notwendig ist.

00:34:32: Weil das vielleicht ist da ein bisschen eine Umdenk noch gefragt teilweise.

00:34:36: Mal formulieren wovon sprechen wir denn wenn wir von meinen Datensprecher?

00:34:43: Ja sehr gut!

00:34:44: Es gibt auch dafür sehr gute Lösungen.

00:34:47: also es gibt CRM wo du aus einem alten System schon mal einfach alles hochladen kannst.

00:34:54: Und CRM ist ja auf die Daten spezialisiert, da geht es eben um den Stammgast, um den Aufbau einer Kundenbasis und da ist aber tatsächlich nicht unbedingt immer das PMS der Spezialist sondern eine gute CRM-Lösung.

00:35:11: Ich sehe schon, da müssen wir fast eine Folge aufnehmen.

00:35:16: Weil die nächste Frage, die mich beschäftigt ist das überhaupt noch so wie es in der Historie immer war?

00:35:22: Muss das PMS zwingenderweise immer der zentrale Daten habe sein oder ist es heute nicht manchmal ohnehin schon das CRM oder eine andere Business Intelligence Lösung wo die Daten aus verschiedenen Systemen zusammengetragen werden?

00:35:38: Da ist auch die Frage, wo geht die Reise hin?

00:35:40: Ist immer die Hotelsoftware all der heilige Graal des Datenhubs oder nicht?

00:35:48: Ich glaube eben nicht.

00:35:50: Aber

00:35:50: in der Vergangenheit war es zu neunundneinzig Prozent so dass das PMS die Datenhoheit über alles war.

00:35:59: Absolut!

00:36:00: Aber da geht's darum, wo sind Daten sinnvoll?

00:36:04: Das PMS braucht die operativen Daten Hier wird gearbeitet und natürlich muss, versuche ich meine zum Beispiel meine Preise im PMS zu pflegen um sicherzustellen dass die dann über alle Kanäle konstant sind.

00:36:20: Aber andere Daten gerade bei der SOX BI, ich habe Daten die mir zur betrieblichen Steuerung dienen vor allem wenn ich vielleicht mehrere Betriebe habe ist nicht gesagt.

00:36:33: warum muss das jetzt in PMS sein?

00:36:35: Das PMS muss liefern können Das heißt, es muss mit einer BI-Lösung gut verbunden sein.

00:36:42: Das muss sauber aufgesetzt sein und da müssen die Logiken zusammenstemmen.

00:36:47: Aber in der betrieblichen Steuerung würde ich vielleicht eher eine BI-lösung für mich primär ansprechen als mein PMS.

00:36:57: Absolut, aber dann machen wir gleich noch ein weiteres Themenfeld auf.

00:37:01: Ich möchte jetzt vielleicht zum Abschluss nochmal kurz auf Hotelsoftware zurückkommen.

00:37:05: Wir haben ja auch das ganze Gespräch bis hier unter dem Titel gestellt Hotelsoftware erfolgreich einführen oder wechseln.

00:37:14: wenn du jetzt bisschen auf deine bisherigen Erfahrungen auch schaust und über alle Themen über die wir gesprochen haben, wenn der eine oder andere Hoteliert zuhört der vor ähnlichen Herausforderungen steht und sagt, eigentlich muss ich möglicherweise meine Hotelsoftware wechseln weil ich aus gewissen Gründen mit irgendwas unzufrieden bin.

00:37:36: Welche drei Tipps würdest du unbedingt diesen Hörern mitgeben?

00:37:42: Was sollen sie sich mitnehmen?

00:37:44: wie gehen Sie das Thema an?

00:37:48: Grundsätzlich gilt für so ein Projekt alles was immer für ein professionelles Projektmanagement und Change Management gilt.

00:37:58: Also die ganz essentiellen drei Punkte sind, du musst einen realistischen Zeitplan festlegen – haben wir heute schon mal kurz darüber gesprochen.

00:38:09: Du musst verbindlich definieren wer sind die Entscheider?

00:38:12: Wer sind die Umsetzer?

00:38:13: Und welche internen Ansprechpartner sind zuständig und verfügbar?

00:38:20: Und du musst heutzutage dein Team abholen!

00:38:25: Erstens in der Kommunikation, warum tun wir das?

00:38:29: Was bringt uns?

00:38:30: das?

00:38:31: nicht rechtfertigen sondern einfach kommunizieren und das Training.

00:38:38: Also am Training scheitern sehr viele Einführungsprojekte.

00:38:45: Ich glaube es ist ganz wichtig, gerade die letzte Funktion noch angesprochen als Team abholen und drivieren Unabhängig von einer Hotelsoftwareumstellung, jegliches Projekt im Betrieb kann relativ schnell zerstört werden.

00:38:59: Wenn meine Mitarbeiter nicht wissen, wofür ich das eigentlich mache oder was mein Ziel ist.

00:39:03: Also realistischer Zeitplan, Ansprechpartner-Projektteam feststellen, Team ApoL und das Training nicht vernachlässigen.

00:39:13: Liga Manuel, wie sieht jetzt?

00:39:15: Leider schon am Ende der Folge angelangt.

00:39:17: Ich könnte jetzt noch sehr lang mit dir weiterreden, wie gesagt vielleicht machen wir ja mal Erweiterungsfolge zu, vielleicht speziell Themen daraus oder zu Erweitarungen dazu.

00:39:27: ich danke dir herzlichst für das Gespräch.

00:39:30: wenn du noch was zu ergänzen hast dann bitte gerne in einem Abschlusssatz und ansonsten freue ich mich werden wir uns bald wieder hören.

00:39:37: und liebe Hörerinnen, liebe Höerer!

00:39:40: Ich hoffe es waren einige spannende Punkte für euch dabei.

00:39:43: die letzten Worte gehören dir.

00:39:44: Ich danke dir.

00:39:45: Danke Marco, es hat mir wieder mal sehr viel Spaß gemacht.

00:39:48: und du siehst ich rede gerne über Software aber ich rede auch gern über Menschen.

00:39:56: wenn nehmt bitte mit Software.

00:40:00: das sind nur Systeme Aber so die was Projekt die eigentliche Umstellung Die passiert in deinem Kopf und in dem von deinem Team.

00:40:13: Sehr schöner Schluss.

00:40:14: Software ist für uns und nicht andersrum.

00:40:19: Das habe ich nicht fast unterbrochen, Software ist für uns im Nicht-Andersum.

00:40:23: Vielen Dank für diese schönen Schlusswerte Manuel!

00:40:25: Und wir hören uns bald wieder.

00:40:26: Danke dir!

00:40:27: Ich freue mich.